電話に出るとき!時間帯や相手を待たせた時によって言い方が変わる

電話に出るときに、アナタはどういった形で出ますか?「ハイ、○○会社です。」でしょうか?これでは余りにもあっさりしすぎてます。電話に出るのは、もう会社にとっては大切な任務です。そっけない言い方もタブーです。

実は電話を出るときには、時間帯、相手を待たせた時などその時によって、多少の言い方が変わってきます。それではどんな形で言い方が変わるのかをご紹介しましょう。

まず、会社の勤務が始まって午前9時から11時までの時間帯は、電話に出た場合は「お早うございます、○○会社でございます。」と言いましょう。自分が出た場合、自分の名字を付け加えると尚感じがよくなります。

「お早うございます、○○会社担当○○(アナタの名字)でございます。」こういった感じで出ると、相手には好印象持たれること間違いなしです。それにアナタの名字を名乗ることで随分違ってきます。それがどういうことかお分かりですか?

取引先など、相手の会社からアナタの名前で対応が感じがいい~と評判になるからですよ!こういうメリットがあります。それでは午前11時を過ぎたらどんな言い方に変わるのでしょうか?

11時以降は「お早うございます」から「お電話ありがとうございます」に切り替えましょう。「お電話ありがとうございます」をいうことで、電話をかけてきてくれた相手に対しての感謝の気持ちを込める意味合いです。この場合でも最後の方にアナタの名前を付け加えましょう。

何だか前置きが長すぎて、やりにくい~と思われるかもしれませんが、電話マナーでは今じゃ当たり前のことになっています。「ハイ、○○会社です。」では何だか引いてしまいますね、私としては。

それから仕事が忙しくて、電話になかなか出られなかった場合の言い方についてのご紹介です。最近ではどこの企業でも電話が鳴ったら3コール以内に出るといった規則があります。でも状況によっては3コール以内で出られないことは多々あります。

相手を3コール以上待たせてしまったのですから、怒らせないようにするには!「お待たせしました。○○会社担当○○でございます。」と出ましょう。

仕事が忙しくても、3コールまでならまだしも、5コール、10コールはさすがに待たせすぎです。そういった場合は「大変お待たせしました。」を付け加えましょう。

こういう相手を待たせてしまった場合は自分がその立場だったら?と考えてみましょう。自分が電話かける側でいざしてみたらコール音ばかりでなかなか出てくれないとなると、この会社は何やってるのだろう?臨時休業?ってイライラしてきませんか?

ですから電話になかなか出られない状態であっても、相手の立場のことも考慮するも必要ですよ。もしかしたら急ぎの用事で電話してくる人も大勢いますから。

実はこの「お待たせしました」があるのとないのとでは随分感じが違うのです。私の体験談から、やっぱり5コール以上相手を待たせてしまい、そのまま「お電話ありがとうございます~」のいつもの用語で言うと、相手は「ちょっと!何やってたの?電話ちっとも出ないじゃないの!」とすっかり怒らせてしまったことがありました。

反対に同じ5コール、10コール以上で出た場合、「大変お待たせしました~」と出ると相手は比較的冷静で、普通に用件を話し始めます。相手にして見れば、ああ、すぐに電話に出れないくらいに忙しかったんだ~と思ってくれますね。

ちょっとの気配りが電話対応には必要なのです。