先輩がいつも言ってた事!仕事ではメモはとても大切だ!

新しい会社に入社して、そして新しい仕事を覚えることはとても大変なことです。転職された方なら、誰でもお分かりかと存じます。前職を辞めて、転職先が決まればアナタはまた1年生としてやっていくのです。

ところで私の若いころから仕事を覚えることに関して、メモすることはとても大切なことだと何度も教えられてきました。メモは仕事を覚えるアナタ専用の閻魔帳みたいなものです。

電話応対で、メモ程重要なものはありません。電話に出れば、左手で受話器、右手でメモを持って仕事をします。2つのことを同時進行するわけですから、これもまた大変なことです。

研修では先輩がホワイトボードに仕事に関してのテーマを沢山書いて行きます。そして新人だった私達はその先輩の書いたホワイトボードの内容を必死に書き写していたのです。

そしてロープレの際でも先輩は必ずメモを傍に置いて電話を取ることを教えてくれました。電話応対でメモは何のためにするのか?それが何故大切なのかを教えてくれました。

それでは電話応対にメモが何故重要なのかをいくつかご紹介します。

①かかってきた相手の名前を聞くこと

これは電話応対の仕事では最も大事なことです。電話の相手の名前を聞くことは絶対に必要です。こういう時にメモを傍に置いておけば、相手の名前を聞くと同時に書くことが出来ます。

②問い合わせ内容や用件などを聞く

大企業の代表電話などですと、大抵は名前を指名してくるケースが多いですね。「担当の○○さんお願いします。」と言ってきます。そんな時に素早く相手の名前を聞き取り、メモします。

また、名前を指名する前に、要件を先に話す方もいらっしゃいます。こういう場合でも、相手の話している内容をメモすることによって、担当者へ電話を回すことも多々あります。

デパート、大型スーパーの代表電話はもう殆どがお客様からの電話です。色んな問い合わせで電話をかけてきます。勿論一般のお客様ですから、担当部署のことなど分かりません。ですから問い合わせ内容を一方的に話し始めますから、いかに短時間で内容を聞き取るかが、勝負になってきます。

いつどんな時でもメモは片時も離せないことと覚えておくといいでしょう。

③会社の部署の担当が不在の場合

代表電話を取っていますと、状況によっては部署の担当者が不在ということも多々あります。そういう場合は相手の連絡先などを聞いて、後程連絡する旨を伝えておくことが必要です。

これもメモすることはとても大事です。後で戻った担当者にメモすることによって、伝言しやすくなるからです。

電話応対だけでなく、どんな仕事でもメモはちゃんとしておくべきです。理由として、メモしておけば、後で覚えたはずのことを忘れてしまった場合、見返すことが出来るからです。是非実行しましょう。

メモ帳に特に決まりはありませんが、なるべく小さめのノートがいいでしょう。ルーズリーフではかさばってしまうので、カバンに入るくらいのサイズがお勧めです。

仕事で覚えるときでもメモは絶対にあった方がいいですよ。上司や先輩の言われること、教えられた言葉などその時に書き留めておきましょう。言われたことを頭だけで覚えるのはとっても大変ですから、メモすることによって何度もそれを読み返しては、アナタの覚えたことがアナタの頭に、そして体に吸収されていきます。

現在でもそうですね。転職すると必ず「今いったことはメモしておいてください。」と必ず言われます。新しい仕事は覚えることが沢山ありますから、どんどんメモしていかなくてはなりません。

ですからメモはちゃんと取る習慣をつけましょう。