怖がらずに積極的に電話を取ってみよう!メモは必ずそばに置くこと

社会人になって、得意分野、苦手分野の仕事がだんだんわかってくるようになると、ほとんどの人は自己分析をするようになります。自分はどんな仕事が向いているのか、向いていないのか?

まずアナタは自分の仕事に満足していますか?半分以上の方は「満足していない」と回答されるかと思います。その満足していない状況の中で、一番得意な事、苦手な事は何ですか?

多くの社会人に聞くと、「得意な仕事とは?」と自分自身でもわからないといわれる方が沢山います。では、反対に苦手な仕事は何でしょうか?これはよく聞く回答なんですが…!

社会人の苦手な仕事の中に、「電話応対」と挙げられる方は大勢いらっしゃいます。その理由は実に様々で、「何と受け答えしたらいいのかわからない。」「相手に一方的に話をされると、要点がつかめず、理解できない。」「いきなり相手が怒って電話してくるのではないか?」「電話を変わるべきタイミングがわからない。」などなど実に沢山あります。

他の仕事はこなせても、電話応対だけがどうしても苦手で…と言われるアナタ。自然と電話に対する苦手意識が高まっていませんか?確かに苦手なものを克服するのは大変難しいです。特に言葉でのやりとりしかできないこの電話応対。でもちゃんと克服方法があるんですよ。

興味のあるアナタ。ではちゃんと最後までご覧くださいね。

電話応対が苦手だ~苦手だ~と逃げ腰になってはいけません!電話をしてくる人はまさかアナタが苦手意識を持っている等、知る由もありません。

苦手意識を克服する最大の方法は、まずメモを常に傍に置くことを習慣づけることです。やはり相手の話したことをメモすることはとても大事で、名指しでかかってきた時には十分役に立ちます。どんな用件で電話をしてきたのか?内容を簡潔にまとめることが必要とされてきます。

左手で受話器を持ち、右手で相手の話していることをメモする。電話では2つのことを同時進行でしなくてはなりません。

一般事務系の場合、名指しされた人がたまたま不在だったり、席をはずしていることはよくあることなので、メモは必ず必要です。折り返し電話する旨を伝え、電話番号などを聞いておきましょう。

やはり苦手意識を克服するためには、どんどん自分から電話に出ることです。そうしないといつまでたってもアナタは苦手意識を持ったままですよ。電話のベルが鳴っても、おどおどしたり、びっくりしたりしないこと。「誰かがやってくれる」の考えではいつまでたってもアナタの苦手意識どころか、上達はなかなか出来ません。

電話応対の第2の克服方法として、いつも「落ち着いた気持ち」であることです。電話ほどお互いの感情が伝わりやすいだけに、深呼吸などして、心を落ちつけましょう。

そして第3の克服方法。もうこれは電話を取る回数を増やして、こなすことです。回数を沢山こなしていくうちに、自然と電話に出る恐怖心はなくなります。恐怖心がなくなれば、もうアナタは苦手意識が消えた証拠になりますよ!

ですから自らどんどん電話に出るようにしましょう!