始めは誰もが未経験!電話応対の大切さって一体何?

仕事というものは、どんな業種でも最初から1年生です。社会人になり、色々経験を積んでいくことによって、人間は成長していくのです。これからどんな人生が待ち受けているのか?それは誰もが抱える不安感です。

会社勤めを始めると、必ずと言っていいほど、電話応対があります。この電話応対は社会人にとっては必要不可欠な業務です。現代は誰もがやらなくてはなりません。社長、秘書、部長、課長、会社の従業員全員が今では電話を取っています。

会社に勤める社会人にとって、何故電話応対が大切なのでしょうか?その大きな理由は「人と人との繋がりを結ぶため」と言ってもいいでしょう。会社内の人間関係にしてもそう当てはまりますが、電話につきましては、もっと大きくなっていきます。

それがどうしてかお分かりですか?会社同士の電話は色んな用事でかけたり、かかってきたりします。その内容は実に色々あります。会議、取引、時には個人名で用件などがあれば、頻繁にかかってきます。

大きな企業、役所、デパート、大型スーパーなどでは、常に代表電話を設けてあり、いろんな人たちが毎日代表電話にかけてきます。そこにはちゃんと用件を取り次ぐ専任オペレーターが待機しています。

専任オペレーターは代表電話にかけてきた人たちに対して、まず用件を聞き、内容によって部署へ電話を回す役割を果たしています。特にデパートや大型スーパーはお客様相手なので、短時間で話しの内容を素早く聞く能力が必要とされてきます。

いわば代表電話は、伝言リレーの最初の役割をしている、といった方が分かりやすいかもしれません。

アナタも一度や二度は代表電話に掛けたことがあるはずです。その時の専任オペレーターの対応の仕方に何か感じたことはありませんか?

実に丁寧で、声も綺麗、電話に通りやすい、聞き取りやすい声だったと印象を持ったことはありませんか?

私はとあるデパート内の書店に聞きたいことがあって、代表電話にかけてみました。その時の専任オペレーターの対応が物凄く良かったんです。「○階の○○書店お願いします。」「○階の○○書店でございますね。ただ今おつなぎいたします。少々お待ちくださいませ。」そして書店につながると「お話しできます。どうぞ。」→この対応は私にとってとてもお客様に対していかに丁寧にやっている、このデパートがそう訓練したんだろうな?と好印象を持ちました。

電話は緊急な用事でかけてくる人も沢山います。ですが、現代は携帯、スマートフォンなどが当たり前の時代になり、どちらかと言うとそれらの方が連絡が本人と早く取れて、固定電話の存在が薄れつつもありますが、意外にそうでもないようです。

やはり大企業、役所、デパート、大型スーパーに代表電話は必要です。直接部署にかかる電話番号もありますが、皆さん、大抵は代表電話に掛けることが多いのではないでしょうか?

企業やお店では常に担当別に部署が分かれていますから、代表電話はとても大切なのです。ですから専任オペレーターのお蔭で我々はすぐに担当部署の人と話ができるのです。

ですから電話応対はとっても大切かつ重要なのです。